Checklist para realização de assembleias

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Por Cristiane Salles

O início do ano é marcado pela realização de assembleias nos condomínios. Estas são realizadas normalmente entre os meses de fevereiro e março.

A leitura da convenção é de suma importância. Nela é possível verificar as regras obrigatórias para realização da convocação e realização da assembleia. Orientaremos abaixo o que é uma ASSEMBLEIA DE CONDOMÍNIO, identificando suas modalidades, detalhando os atos que as envolvem e elencando sugestões para maior otimização do tempo e organização da reunião. Boa leitura!

 

 

 

ASSEMBLEIAS DE CONDOMÍNIO

São reuniões nas quais os condôminos tomam decisões a respeito do condomínio. Tais decisões, desde que não contrariem a convenção do condomínio e as leis em vigor, tornam-se regras do condomínio, obrigando a todos os condôminos, moradores e visitantes a seguirem, só podendo ser anuladas judicialmente ou por deliberação em outra assembleia. Existem dois tipos básicos de assembleias condominiais: as ordinárias (AGO) e as extraordinárias (AGE). Os prazos e a forma de convocação e de distribuição do edital, itens de pauta, critérios estabelecidos de votação e quórum necessário, constam na Convenção do condomínio, sendo seu cumprimento obrigatório. O edital de convocação deverá ser encaminhado aos condôminos nos endereços respectivamente cadastrados, através de carta registrada com aviso de recebimento, certificando-se que, nos casos em que o condômino resida no próprio condomínio, o edital de convocação seja entregue pela administração interna do condomínio, obedecendo o prazo de antecedência mínima determinado em Convenção e devidamente protocoladas aos condôminos. As assembleias podem ser convocadas pelo síndico ou por ¼ dos condôminos.

 

 ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA

É, por força de lei, realizada obrigatoriamente uma vez por ano. Tem como principais finalidades a aprovação de verbas para as despesas do condomínio no próximo exercício e aprovar as contas do exercício que se encerrou. De acordo com o prazo do mandato estabelecido na convenção, eleger o Síndico e os demais membros da administração interna, geralmente Subsíndico e membros do Conselho, podendo também abordar assuntos gerais do interesse do condomínio. Outro item relevante é incluir na pauta, caso o condomínio esteja com saldo deficitário, “Aprovação de cota extra para cobertura de déficit orçamentário”, a fim de regularizar o saldo do condomínio, independente do reajuste da previsão orçamentária que será submetida para análise e aprovação da assembleia.

 

ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA

É aquela que pode ser convocada respeitando os devidos prazos e forma de convocação, sempre que necessário, para se deliberar assuntos de interesse do condomínio.

 

QUÓRUM

É o número mínimo de condôminos, estipulado na lei ou na convenção de condomínio, que devem estar presentes e votar em uma Assembleia para que as deliberações tomadas tenham validade. Os Artigos 1352 e 1353 do Código Civil estabelecem que, salvo quando exigido quórum especial pela lei ou pela convenção, as deliberações da assembleia serão tomadas, em primeira convocação, por maioria de votos dos condôminos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais e em segunda convocação, será decidido pela maioria dos votos dos presentes.

 

OS PRINCIPAIS QUÓRUNS SÃO:

▪ Para deliberação das matérias das assembleias gerais ordinárias: normalmente maioria simples dos presentes com direito a voto, salvo estipulação diversa em convenção;

▪ Para aprovação da convenção: votos dos proprietários que representem, no mínimo, 2/3 das frações ideais que compõem o condomínio;

▪ Para alteração da convenção: votos de condôminos que representem no mínimo 2/3 dos condôminos (Art.1351 do Código Civil);

▪ Para deliberação sobre reconstrução ou venda do terreno ou materiais, se a edificação for total ou consideravelmente destruída, ou ameace ruína: mínimo de votos que representem a metade mais um das frações ideais (Art.1357 do Código Civil);

▪ Para convocação de assembleia geral extraordinária: 1/4, no mínimo, dos condôminos;

▪ Para destituição do síndico: a assembleia, especialmente convocada para esse fim, poderá, pelo voto da maioria absoluta de seus membros, destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio;

▪ Para os casos de alienação, concessão a terceiros de parte de uso comum, alteração do destino de parte do terreno ou coisa de uso comum: totalidade de votos representativos do condomínio.

 VOTO

O direito de votar na Assembleia do condomínio, ordinária ou extraordinária, é exercido livremente pelo condômino que assim manifesta sua posição quanto a matéria em discussão. Os votos poderão ser proporcionais às frações ideais de cada unidade ou por número de unidades, salvo disposição diversa da convenção do condomínio. Os condôminos podem votar pessoalmente ou através de procurador, conforme disposições elencadas no tópico abaixo.

 

PROCURAÇÃO

É um instrumento por meio do qual uma pessoa recebe poderes de outra, para em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. Podendo ser confeccionada por instrumento público (tabelião) ou particular. O condômino, salvo vedações estabelecidas na convenção, pode ser representado nas assembleias por uma outra pessoa, condômino ou não, devendo, para tanto, estar de posse da procuração escrita. Geralmente nos instrumentos de Convenção e/ ou editais de convocação, encontram-se exigências de reconhecimento de firma. Caso o proprietário do imóvel não compareça as assembleias, o inquilino, mesmo sem procuração, poderá votar em questões envolvendo despesas ordinárias de condomínio, apresentando cópia do contrato de locação. Caso a assembleia tenha outras matérias a serem votadas, além de questões referentes às despesas ordinárias, no momento específico que definirá essa última, o inquilino consigna seu voto, omitindo-se quanto às demais. Esta matéria, especificamente quanto à possibilidade do voto do inquilino, encontra-se inserida no artigo 24 da lei 5.591, de 16 de dezembro de 1964, acrescido pelo artigo 83 da lei do inquilinato, Lei 8.245/91. Observar na convenção do condomínio se existe veto para o procurador representar mais de uma unidade e/ou vedação para os membros da administração interna do condomínio.

EDITAIS DE CONVOCAÇÃO DAS ASSEMBLEIAS

Os editais de convocação das assembleias devem ser elaborados, de acordo com as regras da convenção do condomínio. Faz-se necessária a leitura minuciosa da convenção para a preparação da assembleia, verificação dos prazos de expedição dos editais, itens de pauta obrigatórios, quóruns obrigatórios para determinados assuntos, apuração de votos e outras informações necessárias.

Nos casos em que o endereçamento de correspondência do condômino for o mesmo endereço do condomínio, os editais de convocação devem ser entregues pela administração interna do condomínio devidamente protocolado.

Nos casos em que o endereço de correspondência não for o mesmo endereço do condomínio, a expedição dos editais de convocação, deverá ser realizada pelos correios, através de postagem com AR, ou seja, aviso de recebimento, tudo conforme descrito na convenção do condomínio.

Observar na convenção se existe a obrigatoriedade da publicação do edital em jornal de grande circulação.

Outro fato relevante é verificar se na convenção condominial determina o envio, anexo ao edital de convocação, da proposta orçamentária para o próximo período, bem como do relatório do síndico. Nestes casos, sugerimos que o envio seja feito através do site da administradora e ou e-mail dos condôminos, a fim de minimizarmos os custos com cópias e correios, salvo disposição contrária da convenção.

 

PRESTAÇÃO DE CONTAS

Reiteramos que é muito importante que os pareceres dos balancetes estejam aprovados e assinados, mensalmente, pelos membros efetivos do Conselho Consultivo/Fiscal, pois na Assembleia Geral Ordinária do Condomínio, um dos itens (relevante e obrigatório) é a prestação de contas do exercício.

Quando houver qualquer questionamento feito pelos Conselheiros, orientamos que o mesmo seja encaminhado ao síndico, através de um relatório específico, o qual deverá ser respondido da mesma forma, assim evitaremos possíveis desgastes nas assembleias.

Os pareceres assinados pelos conselheiros e relatórios de questionamentos, bem como os esclarecimentos prestados, deverão ser mantidos nos arquivos da administração interna do condomínio.

 

PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

É uma previsão de arrecadação mensal para o custeio do condomínio durante um ano.   Recomenda-se a utilização da média das despesas mensais, dos últimos 12 (doze) meses, servindo como base de cálculo para sua elaboração.  Os índices de reajustes contratuais, as médias dos reajustes das contas de concessionárias e dissídios coletivos, devem ser observados. Deverão também ser contempladas as despesas sazonais (décimo terceiro/encargos sociais, seguro predial, etc.) dividindo tais despesas mês a mês durante o ano, provisionando seus valores. O valor do fundo de reserva deve ser destacado na previsão orçamentária.

Nos casos em que se faz necessária arrecadação de verbas extraordinárias para aquisições e prestações de serviços que não estejam contempladas na previsão orçamentária ordinária, de idêntica forma, devem ser submetidas à assembleia para aprovação, assim, destacamos que é muito importante a verificação de orçamentos prévios, de forma padronizada, com itens especificados, para responder a qualquer condômino no ato da reunião. Caso o prédio esteja deficitário, reiteramos que é de suma importância a inclusão na pauta da assembleia de item específico para aprovação de cota extra “déficit orçamentário”, para regularização do saldo para o novo exercício.

Sugerimos, sempre, que todas estas providências sejam tomadas com antecedência à data da reunião, para que o Síndico possa se reunir com os membros do Conselho para análise e alinhamento do tema na  apresentação das informações no ato da assembleia.

 

CRITÉRIO DE RATEIO DA ARRECADAÇÃO MENSAL

O condômino concorrerá nas despesas do condomínio, conforme vencimento e de acordo com os critérios estabelecidos na convenção do condomínio. Desta forma, é muito importante a leitura da convenção ou ata de assembleia realizada anteriormente que tenha tratado o assunto.

 

DESPESAS EXTRAORDINÁRIAS

As despesas extraordinárias são aquelas, como o próprio nome diz, não comuns, que ultrapassam a habitualidade mensal. No caso, podemos considerar despesas extraordinárias, por exemplo, as benfeitorias úteis (aquelas que aumentam a utilidade do bem, como por exemplo a instalação de equipamentos de segurança), as benfeitorias voluptuárias (aquelas que se destinam ao mero embelezamento do condomínio, por exemplo: granitos importados, objetos ornamentais, etc.). As despesas extraordinárias deverão, via de regra, ser aprovadas em assembleia geral, observando sempre a necessidade de quórum, conforme convenção.

 

FUNDO DE RESERVA

Muitos condomínios arrecadam além da cota condominial, um valor referente ao fundo de reserva. Geralmente o fundo de reserva é definido com base num percentual da cota condominial, estabelecido em convenção ou definido em assembleia.  O objetivo do fundo de reserva é resguardar recursos financeiros para que o condomínio não seja surpreendido com despesas inesperadas, podendo ser utilizado de acordo com o determinado em convenção ou em assembleia. É necessário observar se existe na convenção do condomínio um limite de valor arrecadado, para, caso exista, suspender a cobrança do fundo de reserva ao atingir o patamar estipulado. 

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS NO ATO DA ASSEMBLEIA

São eles: livro de atas, lista de presença, cadastro dos condôminos, relatório de inadimplência, relatório jurídico das cobranças judiciais e outros, todos devidamente atualizados. No caso da aprovação de verbas extraordinárias para execução de obras, aquisições de equipamentos, materiais, etc; deve-se apresentar aos condôminos, no ato da reunião, os orçamentos padronizados com todas as especificações e com as suas condições de pagamento.

Sugerimos, caso seja possível e necessário, a contratação de profissional para realizar a gravação de áudio e vídeo da assembleia, bem como providenciar a locação de equipamentos para apresentação das informações.