Compras, contratações e controle

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O Controle financeiro do condomínio é um dos fatores mais importantes para o sucesso de uma gestão. As compras e contratações devem ser realizadas através de contratos e tomadas de preços. Os pagamentos só devem ser feitos mediante notas fiscais e os seus vencimentos programados de acordo com o fluxo de caixa do Condomínio, ou seja, devem ser agendados em data posterior a data da arrecadação das cotas condominiais ordinárias e/ ou extraordinárias.

 

O saldo do Condomínio deve ser acompanhado diariamente e a inadimplência controlada rigorosamente. No caso de existência da mesma, o síndico deve tomar as medidas necessárias de forma imediata, assim, evitaremos o déficit orçamentário no condomínio. Se a regularização do saldo não for imediata sugerimos a emissão de cota extra para cobertura do déficit, sempre observando previamente as determinações estabelecidas na convenção do condomínio.

 

Outra medida sugerida é a centralização dos vencimentos de todos os pagamentos do condomínio em datas fixas mensais, com isso iremos contribuir para organização no fluxo de caixa. Os vencimentos dos impostos e taxas não podem ser alterados e deverão ser respeitados.  As contas de concessionárias relativas à CEDAE, LIGHT, CEG (Naturgy) e outras poderão ter seus vencimentos alterados, conforme opções apresentadas pelas respectivas concessionárias, bastando somente o síndico formalizar o pedido junto às empresas.

 

Orientamos que as compras de materiais, contratação de empresas, contratação de seguros e outras ações que necessitem de recursos do condomínio, somente devem ser realizadas de acordo com a previsão orçamentária, ou com verbas específicas aprovadas em assembleia. É importante ainda observar que as compras e contratações só devem ser realizadas com a confirmação do recebimento dos recursos no caixa do condomínio, ou seja, o condomínio deve ter saldo suficiente para suprir os custos das despesas realizadas, assim evitaremos saldos devedores que acarretam despesas financeiras para o condomínio.

 

Nas compras e contratações é fundamental que seja realizada uma tomada de preços, mediante avaliação de no mínimo três propostas, com empresas conceituadas no mercado. As propostas apresentadas na concorrência devem seguir o mesmo critério para avaliação. Aconselhamos que as compras e contratações que não estejam aprovadas na previsão orçamentaria do condomínio ou autorizadas em convenção, sejam previamente submetidas e aprovadas pelos membros do conselho, tudo de acordo com o estabelecido na convecção do condomínio. Dependendo do valor e urgência, sugerimos submeter à aprovação assemblear.

 

Os controles internos de contratos e concessionárias adotados na administração interna do condomínio são muito importantes para análise do síndico no ato da liberação dos pagamentos, assim, os valores, reajustes, vencimentos, cobranças extras e outros detalhes, podem ser conferidos de forma prática e organizada, bem como o acompanhamento do consumo das concessionárias e de seus respectivos vencimentos.