Implante essa ideia

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Por Lilian Neves

Quem disse que metodologias de gestão empresarial e grandes conceitos da administração não se aplicam ao universo condominial? Se aplicam e muito.

Esse assunto foi pauta de nosso workshop Protel de 2019 e aqui compartilhamos com vocês sob a forma de artigo um conjunto de referências teórico-práticas de planejamento estratégico condominial.

Vamos apresentar a seguir o passo a passo de como síndicos e gestores de condomínio podem aplicar, cotidianamente, os conceitos, técnicas e metodologia de gestão de empresas:

 

Fase 1 – Identifique seus stakeholders

Em inglês Stake significa interesse, participação, risco. Holder significa aquele que possui. Assim, stakeholder significa parte interessada ou interveniente.

Um dos primeiros passos na hora de criar um planejamento estratégico é identificar quais são os grupos de pessoas que existem em um condomínio. Deve estar claro o perfil de todos (condôminos, funcionários, fornecedores, vizinhos, comunidade do entorno) para que se possa ter em vista suas expectativas, objetivos e anseios.

Essa fase envolve:

1.1) Ciclo de treinamento com FUNCIONÁRIOS e TERCEIRIZADOS sobre o procedimento de profissionalização do condomínio;

1.2) Ciclo de alinhamento do CORPO DIRETIVO com divisão clara das funções de cada um no planejamento e execução;

1.3) Ciclo de encontros com FORNECEDORES sobre custos e qualidade.

Em face da pandemia, todos esses ciclos podem se dar em pequena escala de participantes no modo presencial, seguindo-se todos os protocolos conhecidos de distância mínima, uso de máscaras e álcool em gel, bem como no modo virtual por videoconferência por qualquer sala de meeting.

 

Fase 2 – Defina a Identidade condominial

Defina, em conjunto com o corpo diretivo e comissão de condôminos, os três pilares da “personalidade” do condomínio.

MISSÃO: É a razão de existir do empreendimento.

Por exemplo, para um condomínio-clube, sua missão pode ser: “Oferecer bem-estar, lazer e comodidade aos seus moradores, tudo em um só lugar.”

VISÃO: É o que o condomínio deseja ser. Exemplo: “Ser referência no bairro como um empreendimento residencial de destaque pela qualidade de serviços e segurança.”

VALORES: Conjunto de princípios que servem de guia para o comportamento e as atitudes das pessoas para atingir a visão. Exemplos: Ética, Transparência na gestão (Compliance), Igualdade para todos moradores, etc.

A Ferramenta “Enquete” no módulo do síndico no site da Protel pode ajudar bastante nesse trabalho de levantamento da identidade condominial e depois ser ratificado em uma assembleia presencial ou virtual.

 

Fase 3 – Analise o ambiente de atuação

Para essa fase, sugerimos utilizar a técnica de análise SWOT que é creditada a ALBERT HUMPHREY, líder de pesquisa na Universidade de Stanford nas décadas de 1960 e 1970.

Com base na metodologia SWOT (em inglês: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), analise o ambiente no qual o condomínio está inserido (exemplos: instalações prediais, relações com a comunidade, Economia etc);

Alguns exemplos práticos a seguir. Cada condomínio, entretanto, deverá analisar o seu ambiente específico.

Trata-se de um olhar crítico do condomínio para “si próprio”: como funciona, suas pessoas, seu caixa, suas qualidades e defeitos de instalações e funcionamento predial, passivos, procedimentos e processos etc.

 

FORÇAS (Strengths)

Equipe engajada com a gestão e preocupada em atender bem o condômino;

Inadimplência sob controle;

FRAQUEZAS (Weaknesses)

Dificuldade de aprovar os investimentos para os projetos do condomínio;

Elevadores antigos e obsoletos.

OPORTUNIDADES (Opportunities)

Comunicação clara e objetiva para se diferenciar e conquistar confiança dos moradores;

Utilizar mais as ferramentas disponíveis no site e aplicativo da Protel.

AMEAÇAS (Threats)

Pandemia Covid 19

Crise econômica e desemprego;

Equipamentos obsoletos;

Inadimplência crescente.

 

Fase 4 – Construa o mapa estratégico do condomínio

Para essa construção do mapa estratégico é fundamental seguir a metodologia do Balanced Scorecard (BSC), que é baseada em quatro pilares que se desdobram em INDICADORES DE GESTÃO.

O Balanced Scorecard foi desenvolvido por ROBERT S. KAPLAN, acadêmico de contabilidade gerencial e professor emérito de desenvolvimento de liderança e contabilidade na Harvard Business School, dos Estados Unidos, juntamente com DAVID NORTON.

A base do BSC é a visão e estratégia voltadas para os indicadores: Financeiro, Cliente (condômino em nosso caso), Processos internos do negócio (condomínio) e Pessoas (aprendizado e crescimento).

 

 

Perceba abaixo um exemplo prático de utilização dos conceitos do BSC aplicados à importante rubrica orçamentária de concessionárias, no caso energia elétrica.

 

 

Todos os objetivos e metas do condomínio podem ser traçados com a utilização dessa referência teórica do BSC.

 

Fase 5 – Elabore o plano de ação

Definidos os objetivos e metas, e submetido à aprovação dos condôminos, o próximo passo é elaborar o plano de ação e fazer acontecer.

Recomendamos utilizar a ferramenta 5W2H que teve origem na indústria automobilística, mais especificamente na indústria do Japão, onde foi desenvolvida. No início foi associada aos processos de gestão da qualidade total, nas linhas de produção de carros e depois ramificada por todas as empresas de vários setores.

Basicamente a ferramenta indica que para um bom plano, você deve adotar 7 perguntas. O que fazer? Por que fazer? Onde fazer? Quando fazer? Quem é responsável por fazer? Como será feito? Por quanto será feito (se houver investimento)?

 

Simples assim:

 

 

Fase 6 – Apure e acompanhe os resultados

Apurar e mensurar os resultados obtidos após a conclusão das tarefas planejadas vão medir as ações e prioridades futuras da gestão condominial. A partir disso, é possível corrigir eventuais erros de procedimento ou concluir que a ação está gerando o resultado esperado.

Nesta etapa, a utilização de ferramentas é indispensável. O gestor pode se organizar usando desde ferramentas mais acessíveis como o Microsoft Excel, até sistemas mais completos como o Microsoft Project para gestão de projetos. Plataformas de sites para condomínios também podem ser úteis para organizar todo o projeto e demandas.  O site da Protel disponibiliza vários relatórios de controle para o síndico.

Relembrando um artigo nosso anterior no qual usamos a citação de Deming, famoso guru da administração na área da qualidade:

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia.”

 

Fase 7 – Comunique constantemente

A comunicação passou a ser uma ferramenta estratégica de grande importância para o processo de planejamento. Ela é essencial para garantir a transparência de todo trabalho realizado e resultados obtidos para os colaboradores, condôminos e todas as pessoas envolvidas.

Um exemplo bem prático está no módulo do síndico no site da protel. Com essa ferramenta, mensalmente os indicadores de gestão podem ser comunicados a todos os condôminos.

 

Fase 8 – Pesquise a satisfação

Esse tipo de pesquisa pode ser enviado aos moradores semestralmente, perguntando não somente sobre a gestão como um todo, mas também questões específicas, como a qualidade das áreas de lazer, atendimento na administração, informações financeiras, dentre outros.

 

 

Percorrendo essas 8 fases, certamente, seu condomínio estará mais “em forma” gerencialmente para alcançar os desafios que vivenciamos hoje e que nos aguardam.

Experimente. Implante essa ideia.