Procedimentos para gestão financeira do condomínio

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Por Cristiane Salles

O Controle financeiro do condomínio é um dos fatores importantes para o sucesso de uma gestão. As compras e contratações devem ser realizadas através de contratos e tomada de preços. Os pagamentos só devem ser feitos mediante notas fiscais e os seus vencimentos programados de acordo com o fluxo de caixa do Condomínio, ou seja, devem ser agendados em data posterior a data da arrecadação das cotas condominiais ordinárias e/ ou extraordinárias.

O saldo do Condomínio deve ser acompanhado diariamente e a inadimplência controlada rigorosamente. No caso de existência da mesma, o síndico deve tomar as medidas necessárias de forma imediata, assim, evitaremos o déficit orçamentário no condomínio. Se a regularização do saldo não for imediata, sugerimos a emissão de cota extra, para cobertura do déficit, sempre observando previamente as determinações estabelecidas na convenção do condomínio.

Outra medida sugerida é a centralização dos vencimentos de todos os pagamentos do condomínio em datas fixas mensais, com isso, iremos contribuir para organização no fluxo de caixa. Os vencimentos dos impostos e taxas não podem ser alterados e deverão ser respeitados.  As contas de concessionárias relativas a CEDAE, LIGHT, CEG e outras poderão ter seus vencimentos alterados, conforme opções apresentadas pelas respectivas concessionárias, bastando somente o síndico formalizar o pedido junto às empresas.

Orientamos que as compras de materiais, contratação de empresas, contratação de seguros e outras ações que necessitem de recursos do condomínio, somente sejam realizadas de acordo com a previsão orçamentária, ou com verbas específicas aprovadas em assembleia. É importante ainda observar que as compras e contratações só devem ser realizadas com a confirmação do recebimento dos recursos no caixa do condomínio, ou seja, o condomínio deve ter saldo suficiente para suprir os custos das despesas realizadas, assim evitaremos saldos devedores que acarretam despesas financeiras para o condomínio.

Nas compras e contratações é fundamental que seja realizada uma tomada de preços, mediante avaliação de no mínimo três propostas, com empresas conceituadas no mercado.  As propostas apresentadas na concorrência devem seguir o mesmo critério para avaliação. Aconselhamos que as compras e contratações que não estejam aprovadas na previsão orçamentaria do condomínio ou autorizadas em convenção, sejam previamente submetidas e aprovadas pelos membros do conselho ou pela assembleia dos condôminos, conforme o caso, tudo de acordo com o estabelecido na convenção e na lei.

Os controles internos dos contratos e das contas das concessionárias adotados na administração interna do condomínio são muito importantes, para análise do síndico no ato da liberação dos pagamentos.  Isso porque, facilitam a conferencia pelo Síndico, de forma prática e organizada, dos valores, reajustes, vencimentos, cobranças extras e outros detalhes, além da evolução do consumo das contas e seus vencimentos.