Datas como Dia das Crianças e Halloween elevam fluxo de visitantes, entregas e circulação nas áreas comuns (presentes, encomendas, festas de visitantes). Esse aumento cria oportunidades para falhas de controle (entregas não conferidas, portaria sobrecarregada, visitantes não registrados) e, consequentemente, risco maior de extravio de encomendas, fraudes com entregadores e tentativas de acesso indevido. Organizar processos e tecnologia antes das datas reduz quase todos os problemas operacionais e de segurança.

Riscos mais frequentes

• Extravio/furto de encomendas deixadas sem controle.
• Entregadores levando itens para espaços inseguros (entregas em mãos não conferidas).
• Visitantes não pré-cadastrados, festas em unidades e aglomerações.
• Golpes (falsos entregadores, pedidos redirecionados, clonagem de rastreamento).

Dicas para organização organizadas

1. Plano pré-Datas: calendário com datas de pico, escala de portaria reforçada e plantões extras (horário e nomes).
2. Regras claras para recebimento: local exclusivo para armazenamento temporário de encomendas; prazo máximo de retirada (ex.: 48–72h – a depender do que diz o R.I do condomínio); procedimento de checagem de identificação do destinatário ao retirar. Documente tudo no livro de ocorrências.
3. Comunicação preventiva: avisos em elevadores, mural e app do condomínio com orientações sobre horários de entrega, onde retirar, e como reconhecer entregadores oficiais.
4. Capacitação da portaria: checklist de conferência (nome, unidade, empresa — registrar placa/ID do entregador), procedimento para entregas volumosas (fotos + assinatura digital).

Como o Condomob (o App utilizado pela Protel) ajuda — funcionalidades práticas a explorar

• Registro de encomendas e notificações automáticas: porteiro cadastra pacote e o morador recebe aviso no app (reduz pacotes esquecidos).
• Pré-cadastro de visitantes: moradores pré-autorizam visitantes — reduz tempo e fraudes.
• Interface da portaria e histórico de acessos: permite checagem rápida de informações.
• Integração com sistemas de portaria remota e possibilidade de configurar regras (ex.: bloqueio de acessos fora do horário) — importante em datas de maior movimento.

Checklist prático (síndico / zelador) — 10 itens para implantar

1. Planejar escala adicional de portaria.
2. Criar e publicar regras de recebimento (prazo e local).
3. Preparar local seguro e sinalizado para encomendas.
4. Ativar controle de encomendas no Condomob e treinar equipe.
5. Habilitar pré-cadastro de visitantes.
6. Reforçar orientações a condôminos sobre não divulgar senhas.
7. Exigir identificação formal de entregadores (documento, empresa e assinatura).
8. Fazer backups fotográficos das encomendas (quando volumosas) e registrar no aplicativo.
9. Checar sistemas de CFTV — ângulos e gravação ativa.
10. Enviar comunicado padrão (modelo abaixo) por app/mural.

Modelo de comunicado (copiar/colar no app ou mural)
“AVISO IMPORTANTE — ENTREGAS E VISITAS | Em razão do aumento de entregas no período [datas], pedimos que: 1) cadastre suas visitas via app; 2) retire encomendas em até 48 horas; 3) exija identificação do entregador. Portaria com procedimento reforçado. Dúvidas: [telefone].”

Métricas para avaliar se deu certo

• % de encomendas retiradas em até 48h.
• Número de ocorrências vs. mesmo período do ano anterior.
• Tempo médio de atendimento na portaria.

Fontes e leitura adicional

• Documentação de Encomendas do Condomob.
• Boas práticas para recebimento em condomínios.